Архивная обработка
Выполняется с 2013 года комплекс услуг по упорядочению, классификации и технической обработке архивных дел длительного и постоянного срока хранения академии и более 10-и его подразделений, для передачи на постоянное хранение в ЦА МО РФ г. Гатчина. Общий объем обработанных и переданных в ЦА МО РФ г. Гатчина архивных дел составил более 9 000 единиц.
Специалистами ООО «ИнфоКомм» выполнены следующие подготовительные операции:
- полистный просмотр дел, изъятие из дел документов длительного срока хранения;
- комплектование документов по подразделениям, отделам.
- составление отчета о результатах инвентаризации.
Комплекс услуг по практической помощи по архивной обработке документов включает в себя:
- разброшюровка, изъятие скрепок и скоб из документов;
- формирование дел по алфавиту, датам толщине дела не более 4 см.
- выверка крайних дат;
- нумерация листов;
- составление листа заверителя;
- составление внутренней описи дела;
- Оформление титульного листа дела;
Объем сформированных томов (архивных дел) определяется с учетом информации, указанной в приложенных учетных документах (описях) или стандартизировано — до 4 см.
Если количество листов в деле существенно (более 10 листов) превышает 4 см, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
Во всех томах составляется внутренняя опись с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в деле. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.
Для каждого сформированного архивного дела (тома) на отдельном листе формируется заверительная запись. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
Переплетные работы
Общий объем переплетных работ по состоянию на 2023 год составил более 9000 единиц хранения.
Для изготовления обложек используется картон белого
или светло-серого цвета, толщиной не менее 1,25 мм, для соединения деталей папок – переплетный композиционный материал на тканевой основе
с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор), эмульсия ПВА, армированные нитки.
Обложка архивного дела и корешок оформляются в точном соответствии с наименованием и номером, указанными в номенклатуре Заказчика, в соответствии с требованием ЦА МО РФ.
Передача документов в ЦА МО РФ
Для передачи на постоянное хранение в ЦА МО РФ г. Гатчина были выполнены следующие услуги:
- Составление исторической справки;
- Составление предисловия к архивной описи дел;
- Составление архивной описи дел;
- Утверждение архивных описей;
- Предоставление транспорта для вывоза дел;
- Передача документов в архив;
- Получение утвержденных о принятии на постоянное хранение архивных описей.
Конфиденциальное уничтожение документов
Уничтожение документов включает в себя:
Предоставление акта выделенных дел к списанию.
предоставление транспорта для вывоза дел на утилизацию, погрузочно – разгрузочные работы;
конфиденциальное уничтожение дел механическим (шредирование) или химическим (растворение) методом;
возможность присутствия на уничтожении представителя Заказчика либо предоставление фото(видео) отчета;
предоставление акта об утилизации, подписанного руководителем
и заверенного печатью организации.
