Архивная обработка
Выполняется с 2013 года комплекс услуг по упорядочению, классификации и технической обработке архивных дел длительного и постоянного срока хранения академии и более 10-и его подразделений, для передачи на постоянное хранение в ЦА МО РФ г. Гатчина. Общий объем обработанных и переданных в ЦА МО РФ г. Гатчина архивных дел составил более 9 000 единиц.
Специалистами ООО «ИнфоКомм» выполнены следующие подготовительные операции:
- полистный просмотр дел, изъятие из дел документов длительного срока хранения;
- комплектование документов по подразделениям, отделам.
- составление отчета о результатах инвентаризации.
Комплекс услуг по практической помощи по архивной обработке документов включает в себя:
- разброшюровка, изъятие скрепок и скоб из документов;
- формирование дел по алфавиту, датам толщине дела не более 4 см.
- выверка крайних дат;
- нумерация листов;
- составление листа заверителя;
- составление внутренней описи дела;
- Оформление титульного листа дела;
Объем сформированных томов (архивных дел) определяется с учетом информации, указанной в приложенных учетных документах (описях) или стандартизировано — до 4 см.
Если количество листов в деле существенно (более 10 листов) превышает 4 см, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
Во всех томах составляется внутренняя опись с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в деле. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.
Для каждого сформированного архивного дела (тома) на отдельном листе формируется заверительная запись. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
