Архивная обработка
Выполняется комплекс услуг по упорядочению, классификации и технической обработке архивных судебных дел длительного срока хранения для обеспечения деятельности мировых судей Санкт-Петербурга. Общий объем обработанных архивных судебных дел составил более 500 000 единиц.Специалистами ООО «ИнфоКомм» выполнены следующие подготовительные операции:
- полистный просмотр дел, изъятие из дел документов постоянного хранения;
- сверку наличия дел в соответствии с журналами регистрации;
- розыск и определение местонахождения необнаруженных судебных дел;
- составление отчета о результатах инвентаризации.
Комплекс услуг по практической помощи по архивной обработке документов судебного делопроизводства включает в себя:
- изъятие скрепок и скоб из документов;
- формирование судебных актов в тома;
- выверка крайних дат;
- систематизация листов;
- нумерация листов;
Объем сформированных томов (архивных дел) определяется с учетом информации, указанной в приложенных учетных документах (описях) или стандартизировано — до 250 листов.
Если количество листов в наряде существенно (более 10 листов) превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2
не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре нарядов.
Во всех нарядах составляется внутренняя опись
с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа
в наряде. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.
Для каждого сформированного архивного дела (тома) на отдельном листе формируется заверительная запись. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
Конфиденциальное уничтожение документов
Уничтожение документов включает в себя:
предоставление транспорта для вывоза дел на утилизацию, погрузочно – разгрузочные работы;
конфиденциальное уничтожение дел механическим (шредирование) или химическим (растворение) методом;
возможность присутствия на уничтожении представителя Заказчика либо предоставление фото(видео) отчета;
предоставление акта об утилизации, подписанного руководителем
и заверенного печатью организации.
Оцифровка документов
Общий объем отсканированных документов по состоянию на 2023 год составил более 2 000 000 листов.
Услуги выполняются на специализированном сканирующем оборудовании, имеющем холодную подсветку для сохранности бумажного носителя. Используемое сканирующее оборудование исключает воздействие на документы, ведущее к замятию страниц, нарушению целостности дел, надрыву края, разрыву страниц, нанесению какой-либо информации в документы, либо уничтожению информации из документов. Документы, сшитые в книги, к расшиванию
не допускаются.
Используемые технологии по проведению работ при сканировании обеспечивают:
возможность перевода в электронный вид (сканирование) документов формата от А3 до А6;
сканирование в файлы формата многостраничного pdf и pdf
с возможностью поиска. Разрешение сканирования 300 dpi, режим полноцветный;
исключение пропуска страниц при сканировании дел и обеспечение бережного обращения с документами в процессе сканирования.
По всем графическим образам проведена процедура улучшения изображения, включающая обрезание образов по краю листа, поворот образов на 90°, 180° для удобства прочтения пользователем.
Переплетные работы
Общий объем переплетных работ по состоянию на 2023 год составил более 5000 единиц хранения.Для изготовления обложек используется картон белого
или светло-серого цвета, толщиной не менее 1,25 мм, для соединения деталей папок – переплетный композиционный материал на тканевой основе
с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор), эмульсия ПВА, армированные нитки.Обложка архивного дела и корешок оформляются в точном соответствии с наименованием и номером, указанными в номенклатуре Заказчика, в соответствии с ведомственными инструкциями.
Электронный архив
Для каждого документа, передаваемого на архивное хранение, создается уникальная электронная учетная карточка документа на основе программного продукта «Информационно поисковая система Archive Infocomm», содержащая уникальный набор из 15 атрибутов.К каждой электронной учётной карточке документа должен быть прикреплен электронный образ этого документа.Для удобства работы с электронным архивом реализованы следующие возможности:
- поиск необходимых документов по заданным параметрам;
- найденный документ отображается в окне, в котором одновременно отображаются все атрибуты электронных учетных карточек, а также сам электронный образ документа в формате pdf.
Общий объем массива, обработанного по состоянию на 2023 год составил более 500 000 документов.
