Архивная обработка
Выполняется с 2020 года комплекс услуг из россыпи по упорядочению, классификации и технической обработке архивных дел длительного и постоянного срока хранения . Общий объем обработанных архивных дел составил более 1 000 единиц.
Специалистами ООО «ИнфоКомм» выполнены следующие подготовительные операции:
- Фондовая экспертиза дел;
- комплектование документов по подразделениям, отделам;
- определение и разделение документов по срокам хранения (длительного срока хранения, постоянного и со сроком хранения 5 лет)
- полистный просмотр дел, изъятие из дел документов длительного срока хранения;
- составление отчета о результатах инвентаризации.
Комплекс услуг по практической помощи по архивной обработке документов включает в себя:
- разброшюровка, изъятие скрепок и скоб из документов;
- формирование дел по алфавиту, датам толщине дела не более 4 см.
- выверка крайних дат;
- нумерация листов;
- составление листа заверителя;
- составление внутренней описи дела;
- Оформление титульного листа дела;
Толщина сформированных томов (архивных дел) определяется с учетом информации, указанной в приложенных учетных документах (описях) или стандартизировано — до 4 см.
Если количество листов в деле существенно (более 10 листов) превышает 4 см, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2
не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
Во всех делах постоянного срока хранения составляется внутренняя опись
с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа
в деле. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.
Для каждого сформированного архивного дела (тома) на отдельном листе формируется заверительная запись. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
Переплетные работы
Общий объем переплетных работ по состоянию на 2023 год составил более 1000 единиц хранения.
Для изготовления обложек используется картон белого
или светло-серого цвета, толщиной не менее 1,25 мм, для соединения деталей папок – переплетный композиционный материал на тканевой основе
с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор), эмульсия ПВА, армированные нитки.
Обложка архивного дела и корешок оформляются в точном соответствии с наименованием и номером, указанными в номенклатуре Заказчика, в соответствии с требованием ЦГАЛс.
Хранение:
Комплекс услуг предоставленный ООО «ИнфоКомм» при передаче на хранение документов (более 40 коробов):
- стандартный короб для хранения документов (31х33х48);
- упаковка документов в короба (по отделам);
- составление описания носителей информации в коробе;
- регистрация новых носителей в системе логистики;
- составление общей описи носителей информации;
- перевозка коробов в хранилище;
Обслуживание при хранении документов:
Комплекс услуг по практической помощи поиска документа при запросе того или иного документа:
- поиск по описям короба/документа;
- разброшюровка документа;
- сканирование и отправка копии документа по e-mail;
- доставка оригинала документа по указанному адресу при наличии доверенностей на право получения;
- регистрация/перерегистрация носителей информации при частичном безвозвратном изъятии в системе логистики;
- составление общей описи носителей информации
