При оказании услуг по архивной обработке документов специалисты ООО «ИнфоКомм» руководствуются только действующими на момент оказания услуг редакциями нормативных и нормативно-технических документов: методическим рекомендациям, утвержденным Росархивом; приказам Росархива о перечне типовых управленческих органов, органов местного самоуправления и организаций; правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Обработка документов
Услуга включает в себя отбор документов и дел со стеллажей; выявление необходимых дел в архивном хранилище; экспертизу научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел.
Формирование дел
Из отобранных для долгосрочного хранения документов формируются тома архивных дел, с систематизацией документов внутри дела, удалением скоб, скрепок, пластиковых папок файлов регистраторов; нумерация всех листов в деле; составление внутренней описи документов дел.
Оформление дел
- Услуга включает в себя оформление корешков и обложек дел машинописным способом, оформление листа-заверителя дела;
- При оформлении обложки дела указываются: наименование организации, в которой оно формировалось; заголовок дела, год формирования, номер тома, срок хранения дела;
- При оформлении корешка дела (рукописным способом) указывается: наименование организации, в которой оно формировалось; заголовок дела, год формирования, номер тома; срок хранения дела. При подписании корешка допускаются сокращения. Использование сокращений и их перечень согласуется с Заказчиком;
- При оформлении дела осуществляется простановка штампов, архивных шифров. Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки;
- Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров и т.п.).
