В наше время эффективная организация хранения архивных документов играет огромную роль практически для каждой организации. Ни в одном офисе нет лишнего свободного места, коробки с документами копятся в разных местах, занимают дорогостоящую площадь, поиск нужного документа может занять полноценный рабочий день.
Организация архива бумажных документов, который будет помогать в работе, и при этом не будет являться источником постоянных проблем — непростая задача. Начать следует с того, что в штате организации должен появиться специалист с достаточной квалификацией в области архивного дела. Обычно, лишних ресурсов на такого человека нет и заботу об архиве распределяют, в качестве дополнительной нагрузки, на работников, у которых есть свои, основные должностные обязанности. Такой подход быстро приводит архив в плачевное состояние, вследствие чего найти в нем нужные документы быстро и без происшествий становится практически невозможно.
Вторым важным моментом является необходимость выделять отдельное специальное помещение, оборудованное стеллажами, средствами противопожарной и физической безопасности. Для небольших компаний подобное может стать непозволительной роскошью. Крупным же фирмам с обширным документооборотом справиться с такой задачей также непросто, ведь обработка большого количества документов требует много времени, сил и финансовых вложений. Поэтому оптимальным решением становится обращение к услугам коммерческого архива. Этот подход имеет множество преимуществ: сокращение затрат, оптимизация офисного пространства, правильная организация учета документов и повышение эффективности поиска документов по архиву.
